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Workflows

Automatisiere Abläufe in Pulse – vom Event bis zur Chat-Benachrichtigung. Die Workflow-Funktion findest Du in den Account-Einstellungen unter Automatisierung. Sie hilft Dir dabei, wiederkehrende Prozesse individuell zu automatisieren und so Zeit zu sparen.

Workflow anlegen

  1. Erstelle einen neuen Workflow.
  2. Vergib einen aussagekräftigen Namen und eine Beschreibung.
  3. Aktiviere den Workflow über den Schalter Aktiv/Inaktiv.

Workflow bearbeiten

Klicke auf den Namen Deines Workflows, um in den Editor zu wechseln. Dort definierst Du Deinen Ablauf mit zwei Bausteinen:

Auslöser (Trigger)

Aktuell verfügbar:

  • Event: Benutzer erstellen
    Wird ausgelöst, wenn ein neuer Mitarbeiter in Pulse angelegt wird.
  • Event: Stammdaten angelegt/bearbeitet
    Wird ausgelöst, wenn Stammdaten eines Mitarbeiters aktualisiert werden.
  • Event: Vertragsunterschrift geleistet
    Wird ausgelöst, wenn jemand einen Vertrag unterschreibt.
  • Event: Dokument Hochgeladen
    Wird ausgelöst, wenn ein Dokument in Pulse hochgeladen wird.

Aktionen (Actions)

Diese Aktionen kannst Du aktuell einsetzen:

  • WebRequest
    Sendet eine HTTP-Anfrage an einen Drittanbieter-Service.

  • Chat-Mitgliedschaft
    Fügt automatisch einen Nutzer zu einem bestimmten Chat hinzu.

  • Chat-Nachricht
    Sendet eine Nachricht in einen definierten Chat. In diesem Fall ist der Workflow selbst der Verfasser der Nachricht.

Platzhalter in Aktionen

Mit Platzhaltern kannst Du dynamische Inhalte in Deinen Aktionen verwenden. Das ist besonders nützlich, um personalisierte Nachrichten zu senden oder Daten aus dem Auslöser zu nutzen. Platzhalter sind Variablen, die zur Laufzeit durch die entsprechenden Werte ersetzt werden. So kannst Du zum Beispiel den Namen des Mitarbeiters in einer Chat-Nachricht verwenden, ohne ihn manuell einzugeben.

Bei Aktion Chat-Nachricht senden kannst Du über die @-Notation auf alle verfügbaren Platzhalter zugreifen.

Bei der Aktion WebRequest senden werden diese im sogenannten Liquid-Format angegeben:

{{ user.name }}
{{ user.email }}

Durchläufe einsehen

In der Detailansicht eines Workflows findest Du den Reiter Durchläufe. Dort siehst Du alle bisherigen Ausführungen – sortiert von neu nach alt.

Jeder Durchlauf zeigt:

  • den Zeitpunkt
  • den Status (erfolgreich oder fehlgeschlagen)
  • ein Protokoll zur Detailanalyse