Zum Inhalt springen
Pulse Papershift Pulse Papershift Pulse Hub

Dokumente

Ein Überblick, wie Du Dokumente im Mitarbeiterprofil verwaltest – von Upload bis Sichtbarkeit und Rechteverwaltung.

Dokumente hochladen

Du kannst Dokumente entweder einzeln oder per Drag & Drop hochladen – letzteres erlaubt mehrere Dateien gleichzeitig. Sollte es beim Upload zu einem Fehler kommen, werden die fehlerhaften Dokumente entsprechend markiert.

Upload durch Mitarbeitende

Mitarbeitende dürfen Dokumente in ihrem eigenen Profil hochladen. Aus Sicherheitsgründen können sie diese jedoch nicht selbst löschen.

Technische Einschränkungen

  • Maximale Dateigröße: 10 MB pro Datei
  • Anzahl an Dokumenten: unbegrenzt
  • Erlaubte Dateiformate:
    • PDF: .pdf – Standard für den Dokumentenaustausch und Druck.
    • Word-Dokumente: .doc, .docx – Gängige Formate für Textdokumente.
    • Excel-Tabellen: .xls, .xlsx – Für die Verwaltung von Daten und Tabellen.
    • PowerPoint-Präsentationen: .ppt, .pptx – Für Präsentationen.
    • Textdateien: .txt – Einfaches Textformat für einfache Inhalte.
    • ODF: .odt, .ods, .odp – OpenDocument-Formate für Textdokumente, Tabellen und Präsentationen.
    • JPEG: .jpg, .jpeg – Weit verbreitetes Bildformat.
    • PNG: .png – Beliebt für Bilder mit Transparenz.
    • GIF: .gif – Unterstützt Animationen.
    • SVG: .svg – Skalierbare Vektorgrafiken für Symbole oder Diagramme.
    • ZIP: .zip – Gängiges Format für komprimierte Dateien.
    • RAR: .rar – Ein weiteres komprimiertes Dateiformat.
    • 7z: .7z – Komprimiertes Format mit besserer Kompressionsrate als ZIP.
    • CSV: .csv – Textdatei für tabellenartige Daten (häufig für Importe/Exporte verwendet).
    • JSON: .json – Häufig für den Datenaustausch oder Konfigurationsdateien verwendet.
    • XML: .xml – Ähnlich wie JSON, wird zur Datenrepräsentation verwendet.

Sichtbarkeit und Rechte

Wenn Du in fremden Profilen Dokumente hochlädst (z. B. als Admin), erscheint eine Umschaltoption (“Togglebox”) zur Sichtbarkeit:

  • Ist sie aktiviert, kann die betroffene Person das Dokument sehen und herunterladen.
  • Ist sie deaktiviert, bleibt das Dokument unsichtbar für sie.

Sensible Dokumente

Du kannst ein Dokument als sensibel markieren. Dafür gelten spezielle Zugriffsrechte:

  • Lesen, Bearbeiten und Löschen sind nur mit den entsprechenden Rechten möglich.
  • Typische Anwendung: Lohnabrechnungen – für Mitarbeitende und HR sichtbar, aber nicht für Teamleads.

Dokumente durchsuchen

Du kannst im Mitarbeiterprofil nach Dokumenten suchen:

  • Suche nach Dateinamen oder Endungen (z. B. „.pdf“)
  • Es werden alle passenden Dateien im Profil angezeigt

Automatischer Upload aus Verträgen

Wenn ein Vertrag im System erstellt wird und in den Unterschriftenprozess geht, erzeugt das System automatisch ein PDF. Dieses wird dem Dokumentenbereich im entsprechenden Profil hinzugefügt.