Zeiterfassung & Stempeluhr

Mit der Zeiterfassung in Pulse erfasst du Arbeitszeiten schnell und zuverlässig über die Stempeluhr. Basierend auf den Stempelereignissen wird dann automatisch eine Zeiterfassung erstellt. Diese Seite erklärt dir die Funktionsweise, Rechte und typische Anwendungsfälle Schritt für Schritt.

Einführung: Was ist Zeiterfassung in Pulse?

Pulse bietet eine integrierte Zeiterfassung, die auf Stempelereignissen basiert.

Stempelereignisse sind Start-, Stopp- und Pausen-Aktionen, die du über die Stempeluhr auslöst.
Aus diesen Ereignissen erzeugt Pulse automatisch Zeiterfassungen mit Start‑/Endzeit und Pausen.

Vorteile:

Automatische Erstellung der Arbeitszeiteinträge beim Ausstempeln
Transparente Historie aller Stempelereignisse
Nachträgliche Korrektur von Zeiterfassungen möglich (z. B. bei vergessenen Pausen)

Rechte & Rollen

Damit du die Stempeluhr nutzen kannst, muss die passende Rolle vergeben sein.

Gehe zu Account‑Einstellungen → Organisation → Rollen.
Klicke auf „Rolle importieren“ und wähle die Rolle „Stempler“ aus.
Wechsle anschließend zu Account‑Einstellungen → Benutzer und weise die Rolle „Stempler“ dem gewünschten Nutzer zu.

Berechtigungen im Detail

Recht „Stempeluhr‑Ereignisse“: In den Account‑Einstellungen (unter Rollen) anpassbar, um Berechtigungen zum Lesen oder Löschen von Stempeluhr‑Ereignissen in diesem Account zu steuern. Dieses Recht bezieht sich auf den Tab „Stempelereignisse“ der Zeiterfassungsseite.
Recht „Zeiterfassung“: In den Account‑Einstellungen (unter Rollen) anpassbar, um Berechtigungen rund um Zeiterfassungen in diesem Account zu managen (z. B. Anzeigen, Bearbeiten, Löschen – abhängig von eurer Rollenkonfiguration). Dieses Recht bezieht sich auf den Tab „Zeiterfassungen“ der Zeiterfassungsseite.

Stempeluhr nutzen (Start, Stop, Pausen)

Ist dir die Rolle „Stempler“ zugewiesen, erscheint im oberen Bereich der Seite, links neben deinem Profilbild/Avatar, die Stempeluhr.

Start (Einstempeln): Um deine Arbeitszeit zu beginnen.
Pause beginnen: Um eine Pause zu starten.
Pause beenden: Um die Pause zu beenden.
Stop (Ausstempeln): Um die Arbeitszeit zu beenden.

Rechts neben der Stempeluhr siehst du live die laufende Arbeitszeit sowie – falls aktiv – die laufende Pausenzeit.

Übersicht: Zeiterfassungen & Stempelereignisse

Über die linke Navigationsleiste gelangst du über den Button mit dem Uhr‑Symbol zur Übersichtsseite der Zeiterfassung. Dort findest du zwei Tabs:

Tab: Zeiterfassungen

Hier werden alle Zeiterfassungen angezeigt, die aus Stempelereignissen resultieren.

Über das Drei‑Punkte‑Menü rechts in der Liste kannst du Einträge bearbeiten:
- Start‑ und Endzeit anpassen
- Pausen hinzufügen, anpassen oder entfernen
- Komplette Zeiterfassung löschen
Zeiterfassungen basierend auf den Stempelereignissen werden automatisch erstellt, sobald du bei der Stempeluhr auf „Stop“ klickst (Ausstempeln).

Tab: Stempelereignisse

Hier sind alle Stempelvorgänge (Start, Stop, Pause Start/Stop) aufgelistet. Auf Basis dieser Ereignisse erzeugt Pulse die Zeiterfassungen.

Stempelereignisse können nicht bearbeitet, sondern nur gelöscht werden.
Sie sind die Grundlage für die erstellte Zeiterfassung.

Zeiterfassungen bestätigen

Mit dem entsprechenden Recht, können Zeiterfassungen in der Liste, rechts über die Aktionen im Drei‑Punkte‑Menü, bestätigt werden. Bestätigte Zeiterfassungen sind für die weitere Bearbeitung gesperrt und können nur dann bearbeitet oder gelöscht werden, wenn die Bestätigung wieder aufgehoben wird.

Mitarbeiterprofil: Zeiterfassungen & Stempelereignisse

Neben der globalen Übersicht findest du Zeiterfassungen und Stempelereignisse auch direkt im Mitarbeiterprofil.

Die Tabellen funktionieren genauso wie die Tabs auf der Zeiterfassungsseite – sind jedoch auf den ausgewählten Mitarbeiter beschränkt:

Zeiterfassungen: Zeigt alle Arbeitszeiteinträge dieses Mitarbeiters mit den gleichen Optionen zum Anpassen von Start/Ende, Verwalten von Pausen oder Löschen (abhängig von deinen Berechtigungen).
Stempelereignisse: Listet die zugrunde liegenden Aktionen (Start, Stop, Pause Start/Stop) dieses Mitarbeiters. Wie in der globalen Ansicht können Ereignisse nicht bearbeitet, sondern nur gelöscht werden.

Häufige Anwendungsfälle & Tipps

Vergessen auszustempeln: Bearbeite im Tab „Zeiterfassungen“ den entsprechenden Eintrag und setze die korrekte Endzeit.
Pausen nachtragen: Füge Pausen zu einer Zeiterfassung hinzu oder passe sie an, indem du die erstellte Zeiterfassung bearbeitest.
Falsche Start-/Endzeit: Korrigiere Start‑/Endzeit direkt über die erstellte Zeiterfassung.
Historie einsehen: Nutze den Tab „Stempelereignisse“, um die zeitliche Abfolge deiner Stempel-Aktionen nachzuvollziehen.
Stempelereignisse anpassen: Falsch gestempelte Zeiten kannst du in den Stempelereignissen durch Löschen entfernen; prüfe anschließend die Zeiterfassung.

Sicherheit & Verantwortlichkeiten

Zeiterfassungen werden technisch korrekt aus Stempelereignissen erzeugt.
Die Inhaltliche Richtigkeit (z. B. korrekte Pausen) liegt bei dir als Nutzer bzw. bei deinem Admin, der deine Zeiterfassungen anpassen kann.
Rollen & Rechte können von euren Admins in Account‑Einstellungen → Organisation → Rollen verwaltet werden.

FAQ

Warum sehe ich die Stempeluhr nicht?
Dir fehlt vermutlich die Rolle „Stempler“. Bitte lasse sie in Account‑Einstellungen → Organisation → Rollen importieren und dir unter Account‑Einstellungen → Benutzer zuweisen.

Warum kann ich keine Zeiterfassungen bearbeiten oder löschen?
Vermutlich fehlt dir die Berechtigung über das Recht „Zeiterfassung“ oder deine Rolle ist auf reine Ansicht beschränkt. Bitte wende dich an eure Admins.

Kann ich Zeiten manuell erfassen oder nur live?
Zeiten entstehen automatisch aus Stempelereignissen. Über den Tab „Zeiterfassungen“ kannst du Start/Ende/Pausen nachträglich anpassen. So lassen sich vergessene Stempelereignisse korrigieren.

Was passiert, wenn ich vergesse, die Pause zu beenden?
Du kannst die Pause später in der entsprechenden Zeiterfassung anpassen.

Warum kann ich Stempelereignisse nicht bearbeiten?
Stempelereignisse sind systemseitig unveränderlich, um die Historie nachvollziehbar zu halten. Ein Admin kann sie bei Bedarf löschen; prüfe danach die betroffene Zeiterfassung.

Warum kann ich Stempelereignisse nicht löschen oder sehen?
Das hängt vom Recht „Stempeluhr‑Ereignisse“ ab. Wenn dir die Berechtigung zum Löschen/Lesen in diesem Tab fehlt, sind die Funktionen nicht verfügbar.

Wer darf Zeiterfassungen bearbeiten?
Das hängt von euren Rollen/Berechtigungen ab. Diese werden von euren Admins vergeben.