Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte bündelt alle wichtigen Informationen und Dokumente zum Mitarbeitenden an einem Ort. Dieser Artikel erklärt die einzelnen Bereiche im Profil.

Übersicht der Bereiche

Die digitale Personalakte findest Du im Profil eines Mitarbeitenden. Sie gliedert sich in vier Hauptbereiche:

Allgemein

Hier findest Du grundlegende Informationen wie:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Personalnummer
• Profilbild

Du kannst Name, E-Mail-Adresse und Personalnummer direkt bearbeiten.

Hinweis

Die E-Mail-Adresse wird auch für Systembenachrichtigungen verwendet.

Achtung

Das Profilbild kann ausschließlich vom Mitarbeitenden selbst geändert werden.

Stammdaten

In diesem Bereich sind die wichtigsten Mitarbeiterdaten strukturiert abgelegt. Sie bestehen aus individuell konfigurierbaren Feldern und Feldgruppen. Das erlaubt Dir eine flexible Anpassung an die Bedürfnisse Deines Unternehmens.

Tipp

Nutze Feldgruppen, um ähnliche Daten logisch zu bündeln und die Übersichtlichkeit zu verbessern.

Dokumentenmanagement

Hier kannst Du alle relevanten Dateien wie Arbeitsverträge, Zertifikate oder Nachweise hochladen und direkt mit dem Mitarbeitenden teilen. Die Mitarbeitenden können in ihrem eigenen Profil auch Dokumente hochladen.

Hinweis

Die Dokumente sind nur für berechtigte Nutzer:innen sichtbar.

Verträge

In diesem Bereich kannst Du:

• Arbeitsverträge erstellen
• Vertragsanhänge hinzufügen oder bearbeiten
• Dokumente digital unterschreiben lassen

Alles direkt im Profil und revisionssicher gespeichert.

Zugriffsrechte

Ob jemand auf die digitale Personalakte eines bestimmten Profils zugreifen kann, hängt von den vergebenen Rechten ab.

Achtung

Nur Nutzer mit entsprechenden Rechten auf Account- oder Teamebene können Profilinformationen einsehen oder bearbeiten.