Organisation

Die Organisationsverwaltung in Papershift Pulse ermöglicht es dir, dein Unternehmen effektiv zu strukturieren und zu verwalten. Sie wurde entwickelt, um dir eine klare Darstellung deiner Organisation, einschließlich ihrer Teams, Benutzer und deren Rollen, zu bieten. Durch die Modellierung deiner Organisation kannst du Rollen und Berechtigungen zuweisen, die deinen betrieblichen Anforderungen entsprechen, und so eine effiziente Verwaltung deiner Belegschaft sicherstellen. Dabei wird maximale Flexibilität und Granularität bei der Berechtigungsverwaltung gewährleistet, ohne die Einfachheit zu vernachlässigen.

Funktionsübersicht

Bereiche

Es gibt vier Hauptbereiche in der Organisationsverwaltung:

Account: Die “Box”, die eine gesamte Organisation repräsentiert. Sie umfasst alles, was zu deinem Unternehmen gehört.
Team: Eine kleinere Arbeitseinheit oder Gruppe von Benutzern innerhalb eines Accounts. Teams können Unterteams haben, was es dir ermöglicht, eine hierarchische Struktur zu erstellen.
Benutzer: Eine Person oder Mitarbeiter, der zu einem Account gehört und Mitglied in mehreren Teams sein kann.
Identität: Ein Login, das mit einem oder mehreren Benutzern verbunden ist und die Verwaltung mehrerer Accounts ermöglicht.

Wie es funktioniert

Rollen und Rechte

Rollen: Rollen sind Bündel von Berechtigungen (Rechten), die festlegen, was ein Benutzer innerhalb eines Bereichs tun kann. Es gibt Systemrollen (vordefiniert) und benutzerdefinierte Rollen (von dir erstellt). Systemrollen haben feste Rechte, während benutzerdefinierte Rollen angepasst werden können.
Rechte: Rechte definieren spezifische Aktionen, die ein Benutzer ausführen kann, wie zum Beispiel das Erstellen, Lesen, Aktualisieren oder Löschen von Daten. Rechte sind immer positiv (z.B. „kann erstellen“) und werden Ressourcen oder Aktionen innerhalb eines Accounts oder Teams zugewiesen.

Account und Teams

Ein Account kann mehrere Teams haben, aber es ist nicht notwendig. Er muss jedoch mindestens einen Benutzer haben und kann verschiedene Rollen haben (z.B. Account-Admin, Account-Mitglied).
Ein Team gehört zu genau einem Account und gruppiert Benutzer. Teams können eine hierarchische Struktur haben, aber es dürfen keine zirkulären Beziehungen entstehen (z.B. ein Team kann nicht sein eigenes Elternteam sein).

Mitgliedschaft und Rollen

Benutzer müssen zu mindestens einem Account gehören und können Teil mehrerer Teams sein.
Ein Benutzer muss mindestens eine Rolle in einem Account (Account-Mitgliedschaft) und mindestens eine Rolle in einem Team (Team-Mitgliedschaft) haben. Ein Benutzer ohne Rolle in einem Team ist nicht Teil dieses Teams.

Rollen und Berechtigungen verwalten

Um die Rolle eines Benutzers auf Account-Ebene zu verwalten, benötigst du das Recht account_mitgliedschaft.verwalten.
Um Teammitgliedschaften zu verwalten, wird das Recht team_mitgleidschaft.verwalten benötigt.

Rollen erstellen oder importieren

Wir empfehlen, vordefinierte Rollen mit unseren Vorlagen zu importieren. Wir versuchen, diese so einzurichten, dass sie die häufigsten Anwendungsfälle abdecken. Unsere Vorlagen werden regelmäßig erweitert.
Beim Erstellen einer benutzerdefinierten Rolle wählst du den Bereich (Account, Chat oder Team) aus und weist dann Rechte zu. Beachte, dass eine benutzerdefinierte Rolle standardmäßig keine Rechte hat, um versehentlichen Missbrauch oder unbefugten Zugriff zu verhindern.

FAQs

Kann ich eigene Rollen erstellen?

Ja, du kannst benutzerdefinierte Rollen erstellen und spezifische Rechte basierend auf den Bedürfnissen deiner Organisation zuweisen. Wir empfehlen jedoch, unsere vordefinierten Vorlagen für häufige Szenarien über den Import zu verwenden.

Was passiert, wenn ein Benutzer mehrere Rollen in einem Account oder Team hat?

Wenn ein Benutzer mehrere Rollen in einem Team hat, werden seine Berechtigungen mit einem logischen ODER kombiniert. Wenn eine Rolle ein bestimmtes Recht gewährt, hat der Benutzer dieses Recht. Wir empfehlen, Rollen mit nur wenigen, notwendigen Rechten für einen bestimmten Anwendungsfall zu erstellen, anstatt eine Rolle mit allen Rechten zu erstellen. Dies ermöglicht eine granulare Zugriffsverwaltung.

Ich habe die Rolle „Account-Admin“, kann aber meine eigenen Rollen auf Account-Ebene nicht ändern, warum?

Dies ist absichtlich so, um zu verhindern, dass du als letzter Benutzer mit dem Recht zur Verwaltung von Account-Mitgliedschaften dieses Recht versehentlich selbst entfernst. Wenn du zum Beispiel die Account-Inhaberschaft abgeben möchtest, gib einem anderen Benutzer die Rolle „Account-Admin“, dann kann dieser dir die Rolle entziehen.

Ist es möglich, einem Benutzer unterschiedliche Rollen in mehreren Teams zuzuweisen?

Ja, Benutzer können in verschiedenen Teams unterschiedliche Rollen haben, wodurch sie je nach Team unterschiedliche Berechtigungen erhalten.

Kann ich Rollen löschen?

Ja, Rollen, die keinem Benutzer zugewiesen sind, können gelöscht werden.

Warum zeigt eine Systemrolle nicht alle verfügbaren Rechte an?

Systemrollen zeigen nur die aktiven Rechte an, was die Ansicht kürzer macht, sodass du nicht viel scrollen musst, um alle Rechte zu sehen.

Ich möchte die Rechte einer Rolle ändern, aber es funktioniert nicht. Warum?

Das liegt wahrscheinlich daran, dass es sich um eine Systemrolle handelt. Die Rechte dieser Rollen können nicht bearbeitet werden. Wenn du versuchst, die Rechte einer benutzerdefinierten Rolle zu ändern und es trotzdem nicht funktioniert, hast du möglicherweise nicht das Recht, Rollen zu ändern.

Kann ich dieselben Anmeldedaten verwenden, um auf andere Accounts zuzugreifen?

Ja, Pulse unterstützt Multi-Accounting, was für verschiedene Anwendungsfälle sehr geeignet ist, z.B. um mehrere rechtliche Einheiten innerhalb derselben Organisation zu verwalten oder wenn du Pulse in einem komplett anderen Kontext nutzen möchtest, wie zum Beispiel, um deinen lokalen Sportverein zu führen, Gemeinde-Events zu organisieren oder Aktivitäten in der Nachbarschaft zu planen, und das alles getrennt von deinen geschäftlichen Tätigkeiten. Jeder Nutzer kann weitere Accounts erstellen, sobald er eingeloggt ist. Wenn du zu einem anderen Account eingeladen wurdest, wähle auf der „Beitreten“-Seite „vorhandene Anmeldedaten verwenden“.