Onboarding

Erstelle strukturierte Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende mit Phasen, Vorlagen und Kanban-Übersicht.

Was ist die Onboarding-Funktion?

Mit der Onboarding-Funktion in Papershift Pulse kannst du standardisierte und wiederholbare Abläufe für neue Mitarbeitende erstellen. Sie besteht aus:

• Phasen (zur Strukturierung)
• Vorlagen (zur Wiederverwendung)
• Kanban-Ansicht (zur Fortschrittsverfolgung)

Wo finde ich das Feature?

Du findest die Onboarding-Funktion in der linken Hauptnavigation unter „Onboarding“.

Achtung

Wenn du den Menüpunkt nicht siehst, fehlt dir wahrscheinlich die Berechtigung. Die Funktion ist meist nur für HR-Personal sichtbar.

Onboarding einrichten

1. Phasen erstellen

Phasen unterteilen das Onboarding in sinnvolle Schritte. Sie gelten global für alle Vorlagen und Onboardings.

So richtest du Phasen ein:

1. Gehe zu den Account-Einstellungen.
2. Öffne den Tab „Onboarding“.
3. Erstelle, bearbeite, lösche oder sortiere Phasen nach Bedarf.

Hinweis

Phasen müssen vor dem Erstellen von Vorlagen definiert sein. Aufgaben werden direkt Phasen zugeordnet.

2. Vorlagen erstellen

Vorlagen definieren Aufgaben je Phase und lassen sich für unterschiedliche Rollen wiederverwenden.

So erstellst du eine Vorlage:

1. Gehe in den Tab „Onboarding“ in den Account-Einstellungen.
2. Erstelle eine neue Vorlage.
3. Wechsle in der Vorlage durch alle Phasen und definiere dort Aufgaben.

Tipp

Du kannst Vorlagen duplizieren und für spezifische Rollen anpassen.

Aufgaben bestehen aus einem Titel und einer Beschreibung. Die Beschreibung unterstützt Formatierungen:

• Fett, kursiv, durchgestrichen
• Überschriften (h1–h3)
• Listen (geordnet, ungeordnet)
• Checkbox-Listen (ideal für Unteraufgaben)

Tipp

Lass Phasen einfach leer, wenn sie für eine Vorlage nicht gebraucht werden. Im Prozess kannst du sie dann überspringen.

Onboarding starten

Sobald Phasen und Vorlagen eingerichtet sind, kannst du ein Onboarding beginnen.

So startest du ein Onboarding:

1. Öffne den Bereich „Onboarding“.
2. Klicke auf „Onboarding starten“.
3. Wähle einen Mitarbeitenden, eine Vorlage und den ersten Arbeitstag.

Du kannst auch ein leeres Onboarding starten – ohne Vorlage.

Fortschritt verfolgen

Kanban-Ansicht

Alle Onboardings werden in einer Kanban-Ansicht dargestellt. Jede Phase erscheint als Spalte, Mitarbeitende werden je nach Phase einsortiert.

• Klick auf einen Namen zeigt Details
• Aufgaben können zugewiesen, erledigt, ergänzt oder entfernt werden
• Auch spätere Phasen sind bereits bearbeitbar

Tipp

Standardmäßig werden nur laufende Onboardings angezeigt. Entferne den Filter, um alle anzuzeigen.

Aufgaben verwalten

In der Detailansicht eines Onboardings kannst du:

• Aufgaben zuweisen
• Aufgaben als erledigt markieren
• Eigene Aufgaben einsehen (filtern)
• Erledigte Aufgaben ausblenden

Zwischen Phasen wechseln

Sobald alle Aufgaben einer Phase erledigt sind, kannst du das Onboarding in die nächste Phase verschieben. Der Fortschrittsbalken (gilt je Phase) springt dann wieder auf Null.

Onboarding abschließen oder abbrechen

Sobald Du mit dem Prozess fertig bist, kannst du das Onboarding auf “abgeschlossen” setzen. Alternativ kannst du es jederzeit abbrechen.

Mitarbeitendenansicht

Mitarbeitende sehen während des Onboardings einen eigenen Tab in ihrem Profil: „Onboarding“

Dort enthalten:

• Persönliche Willkommensnachricht
• Liste an Aufgaben, die dem neuen Mitarbeitenden zugewiesen sind und der Möglichkeit diese als “erledigt” zu markieren.

Nach Abschluss des Onboardings wird der Tab automatisch entfernt.

FAQ

Warum sehe ich die Onboarding-Funktion nicht?

Du hast wahrscheinlich keine Berechtigung. Nur HR-Rollen sehen die Funktion.

Wie richte ich Phasen ein?

Gehe in die Account-Einstellungen → Tab „Onboarding“. Dort kannst du Phasen erstellen, löschen oder sortieren.

Kann ich Aufgaben individuell anpassen?

Ja. In jedem Onboarding kannst du Aufgaben hinzufügen, entfernen oder bearbeiten.

Wie starte ich das Onboarding für neue Mitarbeitende?

Im Bereich „Onboarding“ auf „Onboarding starten“ klicken, Mitarbeitenden und Vorlage wählen, ersten Arbeitstag festlegen.

Können Mitarbeitende mehrere Onboardings gleichzeitig haben?

Nein. Pro Mitarbeitenden ist nur ein Onboarding oder Offboarding gleichzeitig möglich.