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Verträge & Vorlagen

So erstellst Du Vertragsvorlagen und nutzt sie effizient im Mitarbeiterprofil – inklusive Tipps zur digitalen Signatur und Vertragsvorschau.

Vertragsvorlagen anlegen

Um Zeit zu sparen – besonders bei vielen wechselnden Mitarbeitenden – solltest Du Vertragsvorlagen nutzen. So musst Du nicht bei jedem Vertrag alles neu schreiben, sondern passt nur variable Daten an.

Vorlage erstellen

Gehe zu den Account-Einstellungen und erstelle dort eine neue Vertragsvorlage:

  1. Gib der Vorlage einen Namen.
  2. Füge Deinen Vertragstext ein („Wording“). Du kannst auch Inhalte aus einem Word-Dokument hineinkopieren.
  3. Gestalte den Text mit folgenden Optionen:
    • Formatierungen: fett, kursiv, durchgestrichen
    • Ausrichtungen: linksbündig, zentriert, rechtsbündig
    • Überschriften: H1, H2, H3
    • Listen: sortiert, unsortiert, Checkboxen
    • Tabellen und Links

Platzhalter nutzen

Nach dem Anlegen der Felder stehen dir über die Eingabe der @-Taste im Vertragstext alle Felder als Platzhalter zur Verfügung. Beim Erstellen eines konkreten Vertrags werden die Platzhalter automatisch mit den Mitarbeiterdaten ersetzt.

Vertrag aus Vorlage erstellen

Wenn die Vorlage steht, kannst Du sie im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Verträge verwenden:

  1. Klicke auf Neuen Vertrag erstellen.
  2. Wähle die passende Vorlage.
  3. Der Vertrag wird erstellt und alle Platzhalter befüllt.

Der Vertrag erhält nun den Status „Erstellen“. Du kannst ihn noch anpassen oder Dir eine Vorschau anzeigen lassen.

Vertragsvorschau teilen

Über dem Vertrag kannst Du eine Vorschau aktivieren. Dadurch wird ein öffentlicher Link erzeugt, den Du bis zu einem bestimmten Datum freigeben kannst.

Du kannst die Vorschau jederzeit beenden. Nach Ablauf des festgelegten Datums wird der Link automatisch deaktiviert.

Vertrag unterzeichnen

Im Reiter „Unterzeichnen“ startet der Signaturprozess. Es gibt zwei Möglichkeiten:

Offline unterzeichnen

  • Wähle „Ausdrucken und offline unterzeichnen“.
  • Der Vertrag erhält den Status „Unterzeichnen“ und es wird eine PDF mit dem Zusatz „Draft“ erzeugt.
  • Nach händischer Unterschrift kannst Du:
    • Den Vertrag abschließen → Status wird „Abgeschlossen“
    • Oder den Vorgang abbrechen → Status wird wieder „Erstellen“

Digitale Signatur

  • Wähle im Formular die Unterzeichnenden aus.
  • Wenn der Unterzeichner unterzeichnen möchte, wird ein einmaliges Passwort an dessen E-Mail gesendet.
  • Sobald alle unterzeichnet haben, wird
    • der Vertrag automatisch abgeschlossen und
    • eine finale PDF erzeugt – mit Zeitstempel und digitalen Signaturen.

Rechtliches zur E-Signatur

In der EU gibt es drei Signaturlevel:

  • Einfach
  • Fortgeschritten
  • Qualifiziert

Diese Lösung nutzt die einfache elektronische Signatur, die für viele unbefristete Arbeitsverträge ausreichend ist.